Gwaharddiadau: Newidiadau i awdurdodau contractio dan Ddeddf Caffael 2023
Disgwylir i brif ddarpariaethau gweithredol Deddf Caffael 2023 (y Ddeddf) ddod i rym ym mis Hydref 2024. Mae angen i awdurdodau contractio sicrhau eu bod yn gyfarwydd â’r drefn newydd a bod gan y bobl berthnasol yn eu sefydliad ddealltwriaeth dda o rai o’r newidiadau allweddol a ddaw yn sgil y Ddeddf.
Dau faes a fydd yn destun newid, o ganlyniad i’r Ddeddf, yw atal a gwahardd. Bydd pwerau a dyletswyddau awdurdodau i eithrio cyflenwyr o weithdrefnau caffael yn fwy arwyddocaol yn sgil cyflwyno’r rhestr o waharddiadau canolog. O dan y Ddeddf, bydd dyletswydd ar awdurdodau i roi gwybod am unrhyw faterion sydd wedi arwain at wahardd cyflenwr o weithdrefn gaffael. Gall hyn arwain at roi’r cyflenwr ar y rhestr wahardd, naill ai fel cyflenwr sydd wedi’i eithrio, neu fel cyflenwr y gellir ei eithrio. Bydd pob awdurdod contractio’n gallu gweld y rhestr, a allai niweidio siawns y cyflenwr o ennill contractau cyhoeddus yn y dyfodol. Bydd yn cael effaith ar awdurdodau contractio hefyd, gan na fyddant yn gallu dyfarnu contractau i gyflenwyr sydd wedi’u heithrio, a bydd rhaid iddyn nhw gofnodi unrhyw benderfyniad i ddyfarnu contract i gyflenwr y gellir ei eithrio.
Rhesymau dros atal
Fel Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (PCR 2015), sy’n rheoleiddio caffael cyhoeddus ar hyn o bryd, mae rhesymau gorfodol a dewisol dros atal. Mae’r seiliau hyn wedi’u hamlinellu yn atodlenni 6 a 7 y Ddeddf. Os canfyddir bod cynigydd neu gyflenwr wedi gwneud rhywbeth sy’n sail ar gyfer atal gorfodol, rhaid i’r awdurdod contractio eithrio’r cynigydd o’r weithdrefn gaffael, neu yn achos cyflenwr, rhaid terfynu’r contract. Yna, rhaid i’r awdurdod riportio’r digwyddiad i’r Ysgrifennydd Gwladol, a all benderfynu rhoi’r cyflenwr ar y rhestr wahardd ganolog fel cyflenwr sydd wedi’i eithrio. Pan mae sail dros atal yn ôl disgresiwn wedi codi, gall yr awdurdod contractio eithrio’r cynigydd neu derfynu cytundeb gyda chyflenwr, a allai arwain at roi’r cynigydd / cyflenwr hwnnw ar y rhestr wahardd fel cyflenwr y gellir ei eithrio.
Er bod gan PCR 2015 sail debyg i’r rhai sydd yn y Ddeddf, mae Deddf 2023 yn cyflwyno rhai seiliau newydd, sy’n cynnwys gweithredu’n amhriodol mewn unrhyw broses gaffael a chyflawni contractau cyhoeddus blaenorol yn wael. Er enghraifft, mae’r sail dros berfformiad gwael blaenorol a arferai fod yn berthnasol i achos o dorri contract yn unig ac a oedd yn arwain at ôl-effeithiau difrifol, megis terfynu neu iawndal, wedi’i hymestyn. O dan Ddeddf Caffael 2023, bydd y sail hon yn cynnwys sefyllfaoedd yn awr hefyd lle nad yw awdurdod contractio’n fodlon â pherfformiad cyflenwr, ac os yw’r cyflenwr wedi methu gwella perfformiad gwael er iddo gael cyfle i wneud hynny. Mae adran 75 o’r Ddeddf yn cyflwyno rhwymedigaethau tryloywder ychwanegol, sy’n cysylltu â’r pwynt newydd hwn, gan y bydd angen i awdurdodau contractio gyhoeddi gwybodaeth am broblemau wrth gyflawni contractau yn awr.
Dylai awdurdodau contractio gofio am yr amserlenni, lle bydd sail gwahardd gorfodol a dewisol yn berthnasol. I gael dealltwriaeth gynhwysfawr o’r amserlenni, dylai awdurdodau contractio ddarllen atodlenni 6 a 7 o’r Ddeddf, yn enwedig adran 44 o atodlen 6 ac adran 15 o atodlen 7. Mae’r adrannau hyn yn ymdrin yn benodol â materion sydd wedi’u heithrio. I grynhoi, bydd rhai o’r rhesymau dros atal yn berthnasol mor bell yn ôl â 5 mlynedd cyn i’r atodlenni ddod i rym, bydd eraill yn mynd yn ôl 3 blynedd, a rhai dim ond yn berthnasol o’r dyddiad y daw’r atodlenni i rym.
Tebygolrwydd o ailddigwydd
Yn ogystal ag ystyried a yw rheswm am atal wedi digwydd ai peidio, rhaid i awdurdodau contractio, fel rhan o’r broses benderfynu, ystyried a dod i gasgliad ar y dystiolaeth ynghylch y tebygolrwydd y bydd rheswm atal yn digwydd eto yn y dyfodol os na chaiff cynigydd neu gyflenwr ei atal. Mae tystiolaeth o’r fath yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:
- tystiolaeth bod yr ymddygiad wedi ei gymryd o ddifrif,
- camau a gymerwyd i atal seiliau o’r fath rhag digwydd eto, a
- yr amserlen ers y digwyddiad cychwynnol.
Felly, dylai awdurdodau contractio ddogfennu unrhyw dystiolaeth a ddefnyddiwyd i ystyried a ddylid atal cyflenwr ai peidio.
Gwaharddiadau
Bydd Deddf Caffael 2023 yn cyflwyno rhestr waharddiadau ganolog a gedwir gan y llywodraeth. Bydd y rhestr yn hygyrch i bob awdurdod contractio a bydd yn cynnwys gwybodaeth am gyflenwyr sydd wedi’u hatal ac y gellir eu hatal am gyfnod penodedig. Bydd awdurdodau contractio’n rhoi gwybod i’r Gweinidog perthnasol am unrhyw resymau dros atal, a fydd yn ei dro yn sbarduno’r weithdrefn ar gyfer ymchwiliad i achos atal. Os yw’r Gweinidog perthnasol yn fodlon bod y rheswm dros atal yn berthnasol, yna bydd y cyflenwr hwnnw’n cael ei ychwanegu at y rhestr wahardd ganolog. Bydd angen i awdurdodau contractio roi rhybudd i gyflenwyr os oes ymchwiliad yn cael ei gynnal. Yna bydd y cyflenwr yn cael cyfle i wneud sylwadau, a fydd yn cynorthwyo’r ymchwiliad. Unwaith y bydd penderfyniad wedi’i wneud, rhaid i’r Gweinidog perthnasol hysbysu’r cyflenwr os gwnaed penderfyniad i ychwanegu’r cyflenwr at y rhestr waharddiadau. Bydd hyn yn sbarduno cyfnod segur 8 diwrnod, pan fydd y cyflenwr yn cael cyfle i herio’r penderfyniad. Ar ben hynny, lle bu newid sylweddol mewn amgylchiadau ers i’r penderfyniad gael ei wneud, gall cyflenwr wneud cais i gael ei dynnu oddi ar y rhestr.
Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau am gaffael, cysylltwch â Thîm Sector Cyhoeddus Geldards.